Tratamiento datos personales

Política de Tratamiento de la Información

Por medio de la cual se da cumplimiento a las leyes que reglamentan el derecho de Habeas Data decretadas por el gobierno nacional de Colombia en cuanto al Tratamiento de Datos Personales.

Ley 1266 de 2008
Ley 1581 de 2012
Ley 1377 de 2013

 PRESENTACIÓN

En este documento Tecnología Jurídica S.A.S, identificada con NIT Nº 901.361.563, definirá los alcances que dará al tratamiento de los datos personales, que en calidad de responsable administre, de conformidad con la constitución política de Colombia y las leyes que regulan el derecho de habeas data; dicho tratamiento se ceñirá a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, contenidos en el art 4 de la ley 1581 de 2013, además de los principios de interpretación integral de derechos constitucionales y temporalidad de la información contenidos en el art 4 de ley 1266 de 2008.

Notas Aclaratorias

• Entiéndase en esta política el TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
• Todos los plazos contenidos de días en esta política se entenderán como hábiles.

  ÍNDICE

1. Definiciones
2. Responsable del tratamiento de la información
3. Encargado del tratamiento de la información
4. Recolección y autorización de datos
5. De las finalidades respecto a clientes, proveedores y asociados
6. De las finalidades respecto a los aspirantes y empleados
7. Derechos de los titulares
8. Procedimiento para las peticiones respecto al tratamiento de la información
9. Deberes del responsable y encargado del tratamiento de la Información
10. Temporalidad de las bases de datos y el tratamiento de la información
11. Vigencia de la política de tratamiento de la información

Artículo 1. DEFINICIONES

De conformidad con lo establecido en la Ley 1266 de 2008, 1581 de 2012 y 1377 de 2013 las siguientes definiciones aplicarán para esta Política de Tratamiento de la Información

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o con asocio de otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
2. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del RESPONSABLE del tratamiento de datos personales.
3. TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.
4. BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que serán objeto del tratamiento, está base de datos podrá ser física o a través de medios tecnológicos.
5. DATO PERSONAL: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos impersonales no se sujetan al régimen de protección de datos. Cuando se refiera a “Dato” se presumirá que se refiere a dato personal. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
6. DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la Ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la Ley 1266 de 2008. Son públicos, entre otros, los “datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas”.
7. DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley.
8. DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
9. DATO SENSIBLE: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
10. FUENTE DE LA INFORMACIÓN: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio de cualquier otra índole.
11. TITULAR DE LA INFORMACIÓN: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos, titular del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías a que se refiere la presente ley.
12. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar acabo el tratamiento de datos personales.
13. USUARIO: El usuario es la persona natural o jurídica que, en los términos y circunstancias previstos en la presente ley, puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El usuario, en cuanto tiene acceso a información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstos para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, el primero tendrá la doble condición de usuario y fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.
14. INFORMACIÓN FINANCIERA: crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países. Para todos los efectos de la presente ley se entenderá por información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, aquella referida al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen.
15. AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para la autorización de uso y tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

PARÁGRAFO. NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes; queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. El usuario que pretenda usar este medio y herramienta deberá abstenerse de intercambiar, divulgar, trasmitir y/o exhibir material de actividad sexual que involucre persona menor de 18 años de edad, de acuerdo con lo mencionado en el Artículo 24 de la Ley 1336 de 2009, el cual modifica el artículo 218 de la Ley 599 de 2000: que menciona “El que fotografíe, filme, grabe, produzca, divulgue, ofrezca, venda, compre, posea, porte, almacene, trasmita o exhiba, por cualquier medio, para uso personal o intercambio, representaciones reales de actividad sexual que involucre persona menor de 18 años de edad, incurrirá en prisión de 10 a 20 años y multa de 150 a 1.500 salarios mínimos legales mensuales vigentes. Igual pena se aplicará a quien alimente con pornografía infantil bases de datos de Internet, con o sin fines de lucro. La pena se aumentará de una tercera parte a la mitad cuando el responsable sea integrante de la familia de la víctima.

Respecto a las definiciones no contenidas en esta política y las de fuente de información, operador de información, agencia de información comercial, remítase Los literales B, C, I, del artículo 3 de Ley 1266 de 2008 y a transferencia y transmisión al artículo 3, numerales 4 y 5 de la Ley 1377 de 2013.

Artículo 2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

 Artículo 3. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El titular o su representante de los datos personales podrán en cualquier momento de conformidad con las leyes existentes, realizar peticiones ante el ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN por cualquier medio idóneo, sin perjuicio que el RESPONSABLE o el ENCARGADO del tratamiento de datos personales disponga herramientas eficaces para que el interesado ejerza sus derechos. (Rectificar, actualizar, suprimir[1] y revocar la autorización)

 Artículo 4. RECOLECCIÓN DE DATOS Y AUTORIZACIÓN

La recolección de los datos personales podrá efectuarse a través de su titular o su representante, otorgando AUTORIZACIÓN expresa para el uso de sus datos personales.

Dicha  autorización será previa y podrá obtenerse a través de cualquier medio del cual  pueda consultarse con posterioridad  (Art 9 L. 1581 de 2012), para tal efecto dichos medios podrán ser técnicos o automatizados, así pues, podrá ser por escrito, oral o cualquier conducta inequívoca de que el titular o su representante  otorgaron autorización para el uso de sus datos personales; respecto a las cámaras de video vigilancia como autorización bastará la fijación de Avisos de Privacidad en los lugares donde se capturen estos registro[2].  El silencio no operará como consentimiento tácito.

Respecto de los datos obtenidos con anterioridad a la vigencia del decreto 1377 de 2013, ante la imposibilidad de obtener la autorización expresa, se procederá de conformidad con el Art 10 de la mencionada ley, fijando el respectivo aviso de privacidad en nuestras sedes y página web.

1. Calidad de la información: Tecnología Jurídica S.A.S. basada en el principio de buena fe, registrará los datos que suministre su titular en los términos que este indique. Cualquier inexactitud imputada al titular exonerará de responsabilidad a Tecnología Jurídica S.A.S.
2. Exoneración de Autorización: No se requerirá autorización para el tratamiento de datos respecto a los de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, cuyos fines sean históricos, estadísticos o científicos y aquellos que determine la Ley (L. 1581 de 2012, Art 10)

Artículo 5. FINALIDADES. DE LAS FINALIDADES Y USOS DE DATOS PERSONALES DE CLIENTES, PROVEEDORES Y ASOCIADOS.

1. Contacto ágil a los titulares para llevar a cabo cualquier negocio jurídico con la empresa.
2. Contables y financieras, emisión de facturas, remisiones o cualquier otro documento necesario para la realización del objeto social de la empresa.
3. Estudios técnicos, estadísticos y de encuestas para la empresa.
4. Actualización oportuna sobre los servicios prestados por la empresa.
5. Protección de la información suministrada por los titulares con base a sus clientes.
6. Concientización del uso de los servicios que desarrolle la empresa y demás servicios que se les presten a los usuarios.
7. Educación oportuna sobre la forma de uso de los servicios prestados por la empresa.
8. Asegurar el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
9. Restringir el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo datos que sean de naturaleza pública o que la persona que los esta suministrando tenga la respectiva autorización legal.
10. Realización de actividades de fidelización y prospección de clientes sobre servicios o productos ofertados por la empresa.
11. Para el desarrollo de las actividades propias de los contratos suscritos, en especial la gestión de los servicios contratado.
12. Actualización de las Bases de Datos
13. Medición de grado de satisfacción respecto de productos o servicios ofrecidos por la empresa.
14. Otorgamiento o modificación de cupos de créditos que tenga como finalidad el financiamiento de servicios o productos prestados por la empresa.
15. Envió de material publicitario o promocional relacionado con la actividad económica que desarrolle la empresa
16. Consulta y reporte en otras Bases de datos, u operadores de información respecto de la información financiera o crediticia del titular.
17. En todo caso, suministrar la información requerida por autoridad judicial o administrativa de conformidad con lo establecidos en las Leyes vigentes.
18. Cualquier otra, legal en virtud de un contrato celebrado de entre las partes.

Artículo 6. FINALIDADES. DE LA FINALIDADES RESPECTO A LOS ASPIRANTE Y EMPLEADOS 

Además de las relacionadas en el artículo 5 de esta Documento, el tratamiento de la información personales tendrá también como finalidades.

1. La selección de personal que inicie proceso de postulación para trabajar con la empresa.
2. Planeación e implementación de programas de seguridad en el trabajo, políticas de mejoramiento de las condiciones laborales de los trabajadores.
3. La disposición de dotación si hubiere lugar a ella.
4. Seguridad en cuanto a todas las herramientas legales dispuesta por la empresa con la finalidad de ofrecer confianza en las instalaciones y en cualquier lugar donde la empresa desarrolle su actividad económica.
5. Consulta y reporte de información financiera y crediticia en operadores de información.
6. Reportar y consultar información administrativa o tributaria relacionada con el contrato de trabajo celebrado entre las partes.
7. Consultar información judicial de las personas que pretendan trabajar con la empresa.
8. Cualquier otra, necesaria y adecuada de conformidad con el contrato de celebrado, en cualquiera de sus formas con el objetivo de darle efectivo cumplimiento.

Artículo 7. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los derechos de los titulares respecto al HABEAS DATA se encuentran consagrados en la Constitución Política y las Leyes 1266 de 2008 y 1377 de 2013
Para Mayor Información véase Título II de la Ley 1266 de 2008 y Título IV de la Ley 1581 de 2012.

Entre los Derechos que pueden ejercer los titulares datos personales.

1. Ejercer derecho de Habeas data de conformidad con la Constitución Política y las leyes que reglamenten al respecto.
2. Actualizar y rectificar sus datos personales
3. Obtener copia de la autorización de uso de datos personales
4. Conocer el tratamiento que se le ha dado a sus datos personales
5. Formular consultas y reclamos
6. Acceder a sus datos personales.
7. Revocar autorización y solicitar supresión de datos, de conformidad con lo establecido en el Art 8 de la Ley 1581 de 2012, sin perjuicio de lo preceptuado en el Art 11 de Ley 1377 de 2013.

Artículo 8. PROCEDIMIENTO PARA LAS PETICIONES RESPECTO AL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

Cualquier titular o su representante debidamente acreditado, en cualquier tiempo podrá realizar peticiones ante el ENCARGADO DEL TRATAMIENTO, a fin que se resuelva solicitud respecto al tratamiento de sus datos personales como  rectificación, aclaración o supresión[3] en los términos regulados en la Ley.

Encargado del Tratamiento de Datos.

Para ello podrá a elegir cualquiera de los siguientes medios.

1. Descargar el formulario disponible en la página Web, “Formulario Petición Data” en teo.com.co imprimirlo, diligenciarlo y enviarlo con los anexos requeridos al correo info@teo.com.co o físicamente a las oficinas ubicadas en la calle 9 Sur Nº 79C – 115 AP 2006 en el municipio de Medellín, Antioquia nombre de “ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN”
2. Dirigirse personalmente a nuestras oficinas ubicadas en la calle 9 Sur Nº 79C – 115 AP 2006 en el municipio de Medellín, Antioquia y contactar a nuestro ENCARGADO DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN quien con gusto atenderá su solicitud.

En el caso que la petición estuviera incompleta se requerirá al peticionario dentro del término de cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane; transcurridos dos meses desde este requerimiento sin que el peticionario subsane, se entenderá que el interesado ha desistido y procederá el archivo de la petición.

El término para resolver las peticiones es de 10 días, sin embargo, de ser necesario este plazo podrá ser prorrogado por 8 días más, previa comunicación al interesado de tal situación.  (Art 15, Núm. 3, L. 1581 de 2012)

Artículo 9. DEBERES DEL RESPONSABLE ENCARDADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

Tecnología Jurídica S.A.S. se compromete a dar cumplimiento a los deberes que le corresponden de conformidad con el Título III de la Ley 1266 de 2008, Titulo VI de la Ley 1581 de 2012 y Titulo VI de la Ley 1377 de 2013; implementará las medidas para el desarrollo efectivo de protocolos de atención a peticiones, Seguridad, Protección, Entrenamiento en tiempo y forma para el tratamiento de datos.

Tecnología jurídica S.A.S. informa que quien acceda de manera abusiva, obstaculice, intercepte, dañe, o viole datos personales, incurrirá en delitos penales que podrán ser juzgados según lo preceptuado en la Ley 1273 de 2009 por medio de la cual se crea el bien jurídico “DE LA PROTECCIÓN DE DATOS DE LA INFORMACIÓN Y DE LOS DATOS”; de la misma manera quien realice conductas que contraríen los principios, la Constitución, la Ley y las Políticas De Tratamiento de la Información está sujeto a las sanciones disciplinarias, civiles y penales a que hubiere lugar.

Artículo 10. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS.

Las vigencias de las bases de datos estarán supeditadas al ejercicio de la actividad económica de la empresa y mientras subsistan las causas y finalidades que dieron origen a la recolección, sin perjuicio de la petición de supresión por parte del titular o su representante, siempre y cuando ello sea procedente.

Artículo 11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN.

La presente política inicia vigencia a partir del 1 de febrero de 2020.

De conformidad con el Art 14 y SS. de la Ley 1377 de 2013, esta política se comunicará a los titulares mediante aviso de privacidad, fijado en la página web www.teo.com.co en las instalaciones de las oficinas de Tecnología Jurídica S.A.S

En lo no regulado expresamente en esta Política, residualmente, remítase a la Constitución Política, Leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y 1377 de 2013 y demás disposiciones que regulen lo pertinente.

Carlos Giraldo Gómez
Representante legal.
Tecnología Jurídica S.A.S
NIT Nº 901.361.563

[1] Excepción de Supresión de Información. Art 11 L 1377 de 2014

[2] Concepto 13-102526. Oficina de la Asesora Jurídica para la superintendencia de industria y comercio.

[3] Excepción de Supresión de Información. Art 11 L 1377 de 2014